Vedení a zpracování účetnictví

Archivace a organizace dokumentů

Skladovat veškerou účetní agendu je v mnoha ohledech náročné. A to nejen z hlediska prostoru, ale i orientace v zákonech stanovených lhůtách, které udávají, po jak dlouhé době může u jednotlivých dokladů a dokumentů dojít ke skartaci. V minulých letech byla archivace zajištěna formou papírových záznamů a dokumentů, což je forma prostorově poměrně náročná.

Subjekt tak musí mít k dispozici vymezený prostor, ve kterém se budou nacházet veškeré účetní doklady a dokumenty založené nejčastěji v šanonech a seřazeny tak, aby bylo možné jednotlivé listiny dohledat v případě finanční kontroly ze strany některého z úřadů.

Nejnižší časová lhůta pro některé doklady je stanovena na 5 let, některé dokumenty je navíc nutné archivovat až 30 let. Je tedy třeba počítat s tím, že archivaci a organizaci účetních dokumentů je nutné věnovat nejen prostor, ale i určitý čas a plánování. Každý podnikatelský subjekt je přitom povinen archivovat dokumenty tak, aby byly po celou dobu čitelné.

Zákon o účetnictví ukládá následující tři formy dokladů v souvislosti s archivací: 

  • smíšená podoba – účetní záznamy jsou v papírové podobě, ale obsahují také informace v podobě technické, které jsou nečitelné a je nutné je převést do podoby, aby byly informace z dokladů plně čitelné 
  • listinná podoba – účetní záznamy jsou v listinné podobě psané na psacím stroji, tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky nebo jinými tiskařskými technikami 
  • technická podoba – účetní záznamy jsou archivovány optickým nebo elektronickým způsobem, který ale umožňuje, aby mohly být informace převedeny do formy, které jsou čitelné

Více méně záleží jen na podnikatelském subjektu, jakou formu archivace a organizace účetních dokumentů si zvolí. Vždy je ale nutné zachovávat takovou podobu, v jaké budou všechny dokumenty a doklady pro fyzickou osobu čitelné. V případě, že jsou doklady z nějakého důvodu nečitelné, musí podnikatelský subjekt zajistit takovou techniku, která jejich čitelnost zajistí.

Mohlo by Vás zajímat:


Tento záznam byl zaslán Zákon o účetnictví a archivaci a označen , , , . Záložka je zde.

Komentáře jsou uzavřeny.