Vedení a zpracování účetnictví

Archív štítků: Software pro vedení účetnictví

Digitalizace papírových dokumentů

Digitalizace papírových dokumentů není jen skenování jednotlivých papírových dokladů do počítače. Proces je to náročnější, zato daleko efektivnější a přináší celou řadu výhod a možností, díky kterým je možné bezpečně skladovat a archivovat účetní doklady a uzávěrky. Jedná se o technologicko-logistický proces, který se skládá z několika kroků, jež jsou založeny nejen na skenování, ale i následné úpravě dokumentu ve vhodném programu.

Pokud potřebujete převést papírové dokumenty do digitální podoby, v první řadě je nutné vybrat vhodný program, který bude schopen vám co možná nejvíce pomoci v rámci následné úpravy dokumentu.

Bez kvalitního programu se rozhodně neobejdete, přičemž každý vhodný software pro digitalizaci dokumentů musí disponovat optickým rozpoznáváním obrázků a textů. A nejen to. Vhodný softwarový program musí umět převádět dokumenty do digitální podoby jako celek. Program při kompletaci a převádění zachovává styly písem i číslování nebo jiných grafických prvků, zachová skenovaný dokument a automaticky zjistí jazyk, ve kterém je naskenovaný dokument vytvořen. Programy pro digitalizaci jsou tak ideálním řešením pro každého podnikatele, firmu nebo živnostníka, který dává přednost dokumentům uloženým v počítačové podobě, nikoli v té papírové.

Digitalizační software vám tedy může nabídnout následující služby: 

  • automatické získávání indexů a informací psaných v dokumentu 
  • vytěžování ručně i strojově psaných informací v jakémkoli jazyce 
  • optické rozpoznávání textů a obrázků 
  • rozpoznání kvality i typu skenovaného dokumentu 
  • rozpoznání dokumentu foceného mobilním telefon nebo fotoaparátem 
  • rozlišení a zachování stylu písma, číslování i jiných prvků v grafické podobě 

 

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace účetních dokladů

Vedení účetnictví je věc jedna, která navíc nepatří mezi právě nejoblíbenější činnosti v rámci všech podniků a živnostníků. Na druhé straně je zde ale i ona archivace, která rovněž plyne ze zákona a tak se jí musí řídit každý podnik nebo živnostník.

Pro mnohé jde o poměrně nepříjemnou věc, zvlášť v rámci těch společností, které mají denně několik desítek položek, jež na konci každého roku musí pečlivě uskladnit a zachovat jejich podobu po několik let. Jak dlouho je tedy nutné archivovat účetní doklady?

Archivační lhůty jsou stanoveny pro účetní záznamy na následující dobu: 

  • 5 let – archivují se nejen účetní doklady, ale i odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní knihy nebo přehledy 
  • 10 let – archivuje se výroční zpráva a účetní uzávěrka 

Něco jiného je to ale u archivace účetních dokladů a dokumentů u osob nebo firem, které jsou plátci DPH. V tomto případě je totiž nutné v rámci archivace postupovat podle zákona – zákon o dani z přidané hodnoty, který stanovuje, že některé doklady je nutné uchovávat po dobu 10 let, přičemž se tato povinnost netýká jen výroční zprávy nebo účetní uzávěrky. Archivaci účetních dokladů ale není nutné zajistit pouze v sídle společnosti nebo dokonce u živnostníka doma, což je v mnoha případech problém. Účetnictví je více méně možné skladovat na libovolném místě, které je dostatečně chráněno. V současné době je možné se spolehnout na některé archivační společnosti, které v souvislosti a souladu se zákonem o archivaci účetních dokumentů, skladují účetní záznamy.

Služba je pochopitelně zpoplatněna, zato ale účetní jednotka nemusí vlastnit prostory, které jsou vhodné pro archivaci účetních dokladů. Ty, ať už jsou v jakékoli podobě, by měly být skladovány v určitých podmínkách, aby nedošlo k jejich zničení.

 

Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software Pohoda

Účetní program Pohoda se řadí mezi jeden v současné době nejvyužívanější účetní software nejen v České republice, ale i na Slovensku.

Účetní software Pohoda je určen jak malým firmám a živnostníkům, tak i velkým společnostem s obrovským množstvím účetních dokladů, případně jej mohou využívat i neziskové organizace.

Zkrátka a dobře se hodí pro každého, bez ohledu na to, zda jen vystavuje faktury, vede daňovou evidenci nebo zajišťuje kompletní zpracování účetních dokladů.

Na své si v tomto případě přijde každý podnikatel nebo živnostník, který chce osobní a účetní doklady společnosti svěřit do rukou naprosto spolehlivého účetního programu, se kterým lze navíc snadno pracovat, protože si jej každý jednotlivec nebo firma může vybrat přímo na míru svým potřebám.

Součástí účetního software Pohoda jsou následující funkce, které zajisté využijete nejen z hlediska zpracování a vedení účetnictví: 

  • propojení s vaším internetovým obchodem 
  • v rámci internetového obchodu je možné software napojit na skladovou evidenci a prodávat tak jen zboží, které je aktuálně skladem 
  • pobočkové zpracování dat 
  • zpracování mezd v rámci všech zaměstnanců společnosti 
  • vedení podvojného účetnictví 
  • vedení daňové evidence 
  • pokladna a homebanking 
  • správa majetku a skladů včetně skladových zásob 
  • zpracovávání faktur 

Program Pohoda má k dispozici několik variant, přičemž si zájemci mohou vybírat, jaká varianta vedení účetnictví bude ta nejvhodnější. Pochopitelně čím více nabízí program funkcí a možností, tím se zvyšuje jeho cena. Více méně se ale lze vejít do 10 000,- Kč a to i v případě, že budete volit jednu z nejlepších variant účetního software Pohoda.

Vložil Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software zdarma

V současné době existuje celá řada velmi šikovných programů a pomocníků v rámci vedení účetnictví. Více méně lze říct, že si stačí jen vybrat. Jaký program ale pro vás bude ten nejvhodnější?

Ideální jsou takové účetní programy, které vám pomohou s kompletní správou firemních finančních prostředků a nákladů a ohlídá případné chyby v účetnictví nebo účetních dokladech, navíc vám bude spravovat faktury a v programu je navíc bude možné i vystavovat. Výběr správného účetního programu totiž může značně ušetřit starosti s případnými kontrolami z finančních úřadů a navíc vám ušetří řadu času v rámci kompletování účetnictví a jednotlivých dokladů.

Výběr toho správného bychom proto neměli podceňovat a obecně platí, že je lepší si připlatit za kvalitní program, než se spoléhat na ty, které jsou sice zadarmo, ale ani zdaleka vám neudělají takovou službu, jak právě programy placené. Výsledné rozhodnutí ale pochopitelně záleží jen a jen na vás.

Vedení účetnictví je zákonem stanovená povinnost a to pro každého podnikatele nebo firmu a pro živnostníky. Pro některé může vedení účetnictví znamenat poměrně velký problém a komplikovanou záležitost, která nespadá mezi nejpříjemnější činnosti. Snadno dostupné účetní softwary jsou naštěstí velkou pomůckou pro každého, kdo chce zvládnout vedení účetnictví a veškeré agendy doslova na jedničku. Každý účetní software – ať už je zdarma nebo za poplatek, který není právě nízký, přitom nabízí trošku něco jiného a to jak z hlediska funkcí, tak i v rámci jednoduchosti ovládání.

Nelze ale zapomínat na jednu z nevýhod, které se vztahují hlavně k účetním programům, jež jsou k dispozici zcela zdarma. Jde o časté zobrazování reklam přímo v programu, které budete muset vytrpět. Reklamami navíc disponuje většina účetních softwarů zdarma.

Vložil Programy pro účetnictví, Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář