Vedení a zpracování účetnictví

Archív štítků: Kdy skartovat dokumenty

Doba archivace dokumentů

Každý podnikatelský subjekt je nucen v souvislosti s právními normami České republiky archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty po zákonem stanovenou dobu.

Ve chvíli, kdy jsou doklady a dokumenty zahrnuty v účetnictví a jsou zpracovány daňově, více méně jsou naprosto nadbytečné. I tak je ale jejich archivace po nějakou dobu nutná, respektive po několik let je zákonem vyžadována.

Tyto zákonem stanovené doby musí respektovat každý podnikatelský subjekt, přičemž se může rozhodnout, zda bude dokumenty archivovat přímo v sídle společnosti, nebo je svěří do rukou archivačním společnostem, jež se za poplatek zabývají právě archivací firemních účetních dokladů a dokumentů. Jaké jsou tedy ony zákonné lhůty pro archivaci a jak s dokumenty a doklady nakládat po uplynutí stanovené doby? V jaké podobě je navíc nutné dokumenty archivovat?

Pokud jde o podobu archivace, možné jsou hned dva způsoby. Buď je to papírová podoba, nebo archivace dokumentů na CD. Obě dvě varianty pochopitelně mají svá pro a proti, papírová podoba je pochopitelně prostorově náročnější, protože přehledně seřazené šanony a stohy papírů není mnohdy snadné uskladnit. CD je co do skladnosti jednodušší, je zde ale možné, že moderní technologie při špatném uskladnění v nevyhovujících podmínkách zkrátka a dobře zklame. Po uplynutí zákonem stanovené doby je možné některé dokumenty a doklady skartovat, vždy je ale nutné v tomto případě požádat o povolení patřičný úřad. A jaké že jsou ony zákonné lhůty v rámci archivace firemních účetních dokladů a dokumentů?

  • výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let 
  • po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 
  • po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví 
  • po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním 
  • na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin 
  • po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů
Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Skartace dokumentů

Skartace účetních dokumentů je možná jen v případě, že již uplynula zákonná lhůta, která stanovuje, jak dlouho je nutné skladové veškeré účetní doklady, účetní uzávěrky nebo výroční zprávy společnosti.

Často v souvislosti se skartací firemních dokumentů vyvstává i otázka, zda je možné provádět skartaci dokumentů svépomocí nebo je nutné celou věc předat specializované firmě, která se přímo zabývá likvidací účetních záznamů a firemních dokumentů. Pravdou je, že možnosti jsou obě dvě.

 

Pokud předáte celou věc některé společnosti, ušetříte si tím hlavně řadu práce, protože skartace několik let starých dokumentů, kterých většinou není právě nejméně, trvá poměrně dlouhou dobu. Učiníte-li tak zcela sami, ušetříte si tak peníze, které investujete do likvidačních firem, ale musí požádat o povolení státní archiv, který svolí, že je možné následně firemní dokumenty skartovat.

Délky skartačních lhůt v rámci zákonu o účetnictví:

  • 10 let – výroční zprávy a účetní uzávěrky 
  • 5 let – účetní záznamy, které jsou dokladem pro vedení účetnictví 
  • 5 let – účetní doklady, účtové rozvrhy, inventurní soupisy, knihy a odpisové plány

Délky skartačních lhůt v rámci organizace o sociálním zabezpečení:

  • 3 roky – stejnopisy a evidenční listy důchodového pojištění
  • 30 let – účetní záznamy o údajích pro účely důchodového pojištění a mzdové listy 

Délky skartačních lhůt v rámci zákona o DPH: 

  • 10 let – plátci DPH musí uchovávat po tuto dobu daňové doklady pro stanovení daně 

Po zákonem stanoveném období není skartace na místě vždy. Podnikatelský subjekt, který je zapsán řádně v obchodním rejstříku, se musí řídit zákonem, který stanovuje, že v případě rozhodnutí skartovat doklady, je třeba se řídit zákonem o spisové službě a archivnictví.

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář