Vedení a zpracování účetnictví

Doba archivace dokumentů

Každý podnikatelský subjekt je nucen v souvislosti s právními normami České republiky archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty po zákonem stanovenou dobu.

Ve chvíli, kdy jsou doklady a dokumenty zahrnuty v účetnictví a jsou zpracovány daňově, více méně jsou naprosto nadbytečné. I tak je ale jejich archivace po nějakou dobu nutná, respektive po několik let je zákonem vyžadována.

Tyto zákonem stanovené doby musí respektovat každý podnikatelský subjekt, přičemž se může rozhodnout, zda bude dokumenty archivovat přímo v sídle společnosti, nebo je svěří do rukou archivačním společnostem, jež se za poplatek zabývají právě archivací firemních účetních dokladů a dokumentů. Jaké jsou tedy ony zákonné lhůty pro archivaci a jak s dokumenty a doklady nakládat po uplynutí stanovené doby? V jaké podobě je navíc nutné dokumenty archivovat?

Pokud jde o podobu archivace, možné jsou hned dva způsoby. Buď je to papírová podoba, nebo archivace dokumentů na CD. Obě dvě varianty pochopitelně mají svá pro a proti, papírová podoba je pochopitelně prostorově náročnější, protože přehledně seřazené šanony a stohy papírů není mnohdy snadné uskladnit. CD je co do skladnosti jednodušší, je zde ale možné, že moderní technologie při špatném uskladnění v nevyhovujících podmínkách zkrátka a dobře zklame. Po uplynutí zákonem stanovené doby je možné některé dokumenty a doklady skartovat, vždy je ale nutné v tomto případě požádat o povolení patřičný úřad. A jaké že jsou ony zákonné lhůty v rámci archivace firemních účetních dokladů a dokumentů?

  • výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let 
  • po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 
  • po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví 
  • po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním 
  • na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin 
  • po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů

Mohlo by Vás zajímat:


Tento záznam byl zaslán Skladování firemních dokumentů a označen , , , . Záložka je zde.

Similar posts

Komentáře jsou uzavřeny.