Vedení a zpracování účetnictví

Archív kategorií: Zákon o účetnictví a archivaci

Archivace dokumentů dle zákona

Zákon ukládá, že dokumenty je nutné skladovat tak dlouhou dobu, po kterou podnikatelskému subjektu může být vyměřena konkrétní daň. Příkladem je vyměření daně z příjmů, kdy je možné daň zpětně doměřit po dobu tří let od konce daného zdaňovacího období, ve kterém daňová povinnost vznikla.

V případě plátců DPH ale není lhůta stanovena na tři roky, ale na deset let od konce roku, kdy účetní doklady měly zdanitelné plnění. Archivace účetních dokladů a dokumentů se řídí zákonem o účetnictví, ve kterém jsou stanoveny nejen jednotlivé lhůty v rámci archivace, ale i lhůty v rámci skartace účetních dokladů.

V rámci archivací účetních dokladů ale není třeba věnovat pozornost jen zákonu o účetnictví, ale i zákonu o archivnictví a spisové službě nebo dani z přidané hodnoty. Pozornost je navíc třeba věnovat i způsobu uchovávání účetních dokladů a dokumentů, kdy si podnikatelský subjekt může sám vybrat, jakou formu skladování bude v rámci vedení účetnictví volit. V zásadě je možné účetnictví archivovat buď v papírové podobě, nebo formou CD. Obě dvě formy mají něco do sebe, vždy je ale nutné, aby byly dokumenty a doklady po celou dobu archivace čitelné. Pokud nejsou, což může být vlivem například špatného skladování, musí subjekt zajistit patřičné technologie pro jejich čitelnost.

Účelem uchovávání účetních dokladů jsou převážně daňové účely, jedním z dalších možných účelů lze zmínit i důchodové pojištění a pojistného nebo výpočet mezd. V neposlední řadě jsou účetní doklady a dokumenty kontrolovány finančními úřady, které k nim musí mít přístup v případě vykonávání kontrol.

O stanovených lhůtách v rámci archivace dokumentů a případných podmínek pro jejich uchovávání je možné se dočíst v některém z předchozích článků, které se touto problematikou velmi podrobně zabývají.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace a organizace dokumentů

Skladovat veškerou účetní agendu je v mnoha ohledech náročné. A to nejen z hlediska prostoru, ale i orientace v zákonech stanovených lhůtách, které udávají, po jak dlouhé době může u jednotlivých dokladů a dokumentů dojít ke skartaci. V minulých letech byla archivace zajištěna formou papírových záznamů a dokumentů, což je forma prostorově poměrně náročná.

Subjekt tak musí mít k dispozici vymezený prostor, ve kterém se budou nacházet veškeré účetní doklady a dokumenty založené nejčastěji v šanonech a seřazeny tak, aby bylo možné jednotlivé listiny dohledat v případě finanční kontroly ze strany některého z úřadů.

Nejnižší časová lhůta pro některé doklady je stanovena na 5 let, některé dokumenty je navíc nutné archivovat až 30 let. Je tedy třeba počítat s tím, že archivaci a organizaci účetních dokumentů je nutné věnovat nejen prostor, ale i určitý čas a plánování. Každý podnikatelský subjekt je přitom povinen archivovat dokumenty tak, aby byly po celou dobu čitelné.

Zákon o účetnictví ukládá následující tři formy dokladů v souvislosti s archivací: 

  • smíšená podoba – účetní záznamy jsou v papírové podobě, ale obsahují také informace v podobě technické, které jsou nečitelné a je nutné je převést do podoby, aby byly informace z dokladů plně čitelné 
  • listinná podoba – účetní záznamy jsou v listinné podobě psané na psacím stroji, tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky nebo jinými tiskařskými technikami 
  • technická podoba – účetní záznamy jsou archivovány optickým nebo elektronickým způsobem, který ale umožňuje, aby mohly být informace převedeny do formy, které jsou čitelné

Více méně záleží jen na podnikatelském subjektu, jakou formu archivace a organizace účetních dokumentů si zvolí. Vždy je ale nutné zachovávat takovou podobu, v jaké budou všechny dokumenty a doklady pro fyzickou osobu čitelné. V případě, že jsou doklady z nějakého důvodu nečitelné, musí podnikatelský subjekt zajistit takovou techniku, která jejich čitelnost zajistí.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář