Vedení a zpracování účetnictví

Archív kategorií: Skladování firemních dokumentů

Doba archivace dokumentů

Každý podnikatelský subjekt je nucen v souvislosti s právními normami České republiky archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty po zákonem stanovenou dobu.

Ve chvíli, kdy jsou doklady a dokumenty zahrnuty v účetnictví a jsou zpracovány daňově, více méně jsou naprosto nadbytečné. I tak je ale jejich archivace po nějakou dobu nutná, respektive po několik let je zákonem vyžadována.

Tyto zákonem stanovené doby musí respektovat každý podnikatelský subjekt, přičemž se může rozhodnout, zda bude dokumenty archivovat přímo v sídle společnosti, nebo je svěří do rukou archivačním společnostem, jež se za poplatek zabývají právě archivací firemních účetních dokladů a dokumentů. Jaké jsou tedy ony zákonné lhůty pro archivaci a jak s dokumenty a doklady nakládat po uplynutí stanovené doby? V jaké podobě je navíc nutné dokumenty archivovat?

Pokud jde o podobu archivace, možné jsou hned dva způsoby. Buď je to papírová podoba, nebo archivace dokumentů na CD. Obě dvě varianty pochopitelně mají svá pro a proti, papírová podoba je pochopitelně prostorově náročnější, protože přehledně seřazené šanony a stohy papírů není mnohdy snadné uskladnit. CD je co do skladnosti jednodušší, je zde ale možné, že moderní technologie při špatném uskladnění v nevyhovujících podmínkách zkrátka a dobře zklame. Po uplynutí zákonem stanovené doby je možné některé dokumenty a doklady skartovat, vždy je ale nutné v tomto případě požádat o povolení patřičný úřad. A jaké že jsou ony zákonné lhůty v rámci archivace firemních účetních dokladů a dokumentů?

  • výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let 
  • po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 
  • po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví 
  • po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním 
  • na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin 
  • po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů
Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace účetních dokladů

Vedení účetnictví je věc jedna, která navíc nepatří mezi právě nejoblíbenější činnosti v rámci všech podniků a živnostníků. Na druhé straně je zde ale i ona archivace, která rovněž plyne ze zákona a tak se jí musí řídit každý podnik nebo živnostník.

Pro mnohé jde o poměrně nepříjemnou věc, zvlášť v rámci těch společností, které mají denně několik desítek položek, jež na konci každého roku musí pečlivě uskladnit a zachovat jejich podobu po několik let. Jak dlouho je tedy nutné archivovat účetní doklady?

Archivační lhůty jsou stanoveny pro účetní záznamy na následující dobu: 

  • 5 let – archivují se nejen účetní doklady, ale i odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní knihy nebo přehledy 
  • 10 let – archivuje se výroční zpráva a účetní uzávěrka 

Něco jiného je to ale u archivace účetních dokladů a dokumentů u osob nebo firem, které jsou plátci DPH. V tomto případě je totiž nutné v rámci archivace postupovat podle zákona – zákon o dani z přidané hodnoty, který stanovuje, že některé doklady je nutné uchovávat po dobu 10 let, přičemž se tato povinnost netýká jen výroční zprávy nebo účetní uzávěrky. Archivaci účetních dokladů ale není nutné zajistit pouze v sídle společnosti nebo dokonce u živnostníka doma, což je v mnoha případech problém. Účetnictví je více méně možné skladovat na libovolném místě, které je dostatečně chráněno. V současné době je možné se spolehnout na některé archivační společnosti, které v souvislosti a souladu se zákonem o archivaci účetních dokumentů, skladují účetní záznamy.

Služba je pochopitelně zpoplatněna, zato ale účetní jednotka nemusí vlastnit prostory, které jsou vhodné pro archivaci účetních dokladů. Ty, ať už jsou v jakékoli podobě, by měly být skladovány v určitých podmínkách, aby nedošlo k jejich zničení.

 

Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář