Vedení a zpracování účetnictví

Archív kategorií: Archivace účetních dokladů

Skartace dokumentů

Skartace účetních dokumentů je možná jen v případě, že již uplynula zákonná lhůta, která stanovuje, jak dlouho je nutné skladové veškeré účetní doklady, účetní uzávěrky nebo výroční zprávy společnosti.

Často v souvislosti se skartací firemních dokumentů vyvstává i otázka, zda je možné provádět skartaci dokumentů svépomocí nebo je nutné celou věc předat specializované firmě, která se přímo zabývá likvidací účetních záznamů a firemních dokumentů. Pravdou je, že možnosti jsou obě dvě.

 

Pokud předáte celou věc některé společnosti, ušetříte si tím hlavně řadu práce, protože skartace několik let starých dokumentů, kterých většinou není právě nejméně, trvá poměrně dlouhou dobu. Učiníte-li tak zcela sami, ušetříte si tak peníze, které investujete do likvidačních firem, ale musí požádat o povolení státní archiv, který svolí, že je možné následně firemní dokumenty skartovat.

Délky skartačních lhůt v rámci zákonu o účetnictví:

  • 10 let – výroční zprávy a účetní uzávěrky 
  • 5 let – účetní záznamy, které jsou dokladem pro vedení účetnictví 
  • 5 let – účetní doklady, účtové rozvrhy, inventurní soupisy, knihy a odpisové plány

Délky skartačních lhůt v rámci organizace o sociálním zabezpečení:

  • 3 roky – stejnopisy a evidenční listy důchodového pojištění
  • 30 let – účetní záznamy o údajích pro účely důchodového pojištění a mzdové listy 

Délky skartačních lhůt v rámci zákona o DPH: 

  • 10 let – plátci DPH musí uchovávat po tuto dobu daňové doklady pro stanovení daně 

Po zákonem stanoveném období není skartace na místě vždy. Podnikatelský subjekt, který je zapsán řádně v obchodním rejstříku, se musí řídit zákonem, který stanovuje, že v případě rozhodnutí skartovat doklady, je třeba se řídit zákonem o spisové službě a archivnictví.

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Digitalizace papírových dokumentů

Digitalizace papírových dokumentů není jen skenování jednotlivých papírových dokladů do počítače. Proces je to náročnější, zato daleko efektivnější a přináší celou řadu výhod a možností, díky kterým je možné bezpečně skladovat a archivovat účetní doklady a uzávěrky. Jedná se o technologicko-logistický proces, který se skládá z několika kroků, jež jsou založeny nejen na skenování, ale i následné úpravě dokumentu ve vhodném programu.

Pokud potřebujete převést papírové dokumenty do digitální podoby, v první řadě je nutné vybrat vhodný program, který bude schopen vám co možná nejvíce pomoci v rámci následné úpravy dokumentu.

Bez kvalitního programu se rozhodně neobejdete, přičemž každý vhodný software pro digitalizaci dokumentů musí disponovat optickým rozpoznáváním obrázků a textů. A nejen to. Vhodný softwarový program musí umět převádět dokumenty do digitální podoby jako celek. Program při kompletaci a převádění zachovává styly písem i číslování nebo jiných grafických prvků, zachová skenovaný dokument a automaticky zjistí jazyk, ve kterém je naskenovaný dokument vytvořen. Programy pro digitalizaci jsou tak ideálním řešením pro každého podnikatele, firmu nebo živnostníka, který dává přednost dokumentům uloženým v počítačové podobě, nikoli v té papírové.

Digitalizační software vám tedy může nabídnout následující služby: 

  • automatické získávání indexů a informací psaných v dokumentu 
  • vytěžování ručně i strojově psaných informací v jakémkoli jazyce 
  • optické rozpoznávání textů a obrázků 
  • rozpoznání kvality i typu skenovaného dokumentu 
  • rozpoznání dokumentu foceného mobilním telefon nebo fotoaparátem 
  • rozlišení a zachování stylu písma, číslování i jiných prvků v grafické podobě 

 

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář