Archivace dokladů

Vedení a zpracování účetnictví

Archivace dokumentů dle zákona

Zákon ukládá, že dokumenty je nutné skladovat tak dlouhou dobu, po kterou podnikatelskému subjektu může být vyměřena konkrétní daň. Příkladem je vyměření daně z příjmů, kdy je možné daň zpětně doměřit po dobu tří let od konce daného zdaňovacího období, ve kterém daňová povinnost vznikla.

V případě plátců DPH ale není lhůta stanovena na tři roky, ale na deset let od konce roku, kdy účetní doklady měly zdanitelné plnění. Archivace účetních dokladů a dokumentů se řídí zákonem o účetnictví, ve kterém jsou stanoveny nejen jednotlivé lhůty v rámci archivace, ale i lhůty v rámci skartace účetních dokladů.

V rámci archivací účetních dokladů ale není třeba věnovat pozornost jen zákonu o účetnictví, ale i zákonu o archivnictví a spisové službě nebo dani z přidané hodnoty. Pozornost je navíc třeba věnovat i způsobu uchovávání účetních dokladů a dokumentů, kdy si podnikatelský subjekt může sám vybrat, jakou formu skladování bude v rámci vedení účetnictví volit. V zásadě je možné účetnictví archivovat buď v papírové podobě, nebo formou CD. Obě dvě formy mají něco do sebe, vždy je ale nutné, aby byly dokumenty a doklady po celou dobu archivace čitelné. Pokud nejsou, což může být vlivem například špatného skladování, musí subjekt zajistit patřičné technologie pro jejich čitelnost.

Účelem uchovávání účetních dokladů jsou převážně daňové účely, jedním z dalších možných účelů lze zmínit i důchodové pojištění a pojistného nebo výpočet mezd. V neposlední řadě jsou účetní doklady a dokumenty kontrolovány finančními úřady, které k nim musí mít přístup v případě vykonávání kontrol.

O stanovených lhůtách v rámci archivace dokumentů a případných podmínek pro jejich uchovávání je možné se dočíst v některém z předchozích článků, které se touto problematikou velmi podrobně zabývají.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace a organizace dokumentů

Skladovat veškerou účetní agendu je v mnoha ohledech náročné. A to nejen z hlediska prostoru, ale i orientace v zákonech stanovených lhůtách, které udávají, po jak dlouhé době může u jednotlivých dokladů a dokumentů dojít ke skartaci. V minulých letech byla archivace zajištěna formou papírových záznamů a dokumentů, což je forma prostorově poměrně náročná.

Subjekt tak musí mít k dispozici vymezený prostor, ve kterém se budou nacházet veškeré účetní doklady a dokumenty založené nejčastěji v šanonech a seřazeny tak, aby bylo možné jednotlivé listiny dohledat v případě finanční kontroly ze strany některého z úřadů.

Nejnižší časová lhůta pro některé doklady je stanovena na 5 let, některé dokumenty je navíc nutné archivovat až 30 let. Je tedy třeba počítat s tím, že archivaci a organizaci účetních dokumentů je nutné věnovat nejen prostor, ale i určitý čas a plánování. Každý podnikatelský subjekt je přitom povinen archivovat dokumenty tak, aby byly po celou dobu čitelné.

Zákon o účetnictví ukládá následující tři formy dokladů v souvislosti s archivací: 

  • smíšená podoba – účetní záznamy jsou v papírové podobě, ale obsahují také informace v podobě technické, které jsou nečitelné a je nutné je převést do podoby, aby byly informace z dokladů plně čitelné 
  • listinná podoba – účetní záznamy jsou v listinné podobě psané na psacím stroji, tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky nebo jinými tiskařskými technikami 
  • technická podoba – účetní záznamy jsou archivovány optickým nebo elektronickým způsobem, který ale umožňuje, aby mohly být informace převedeny do formy, které jsou čitelné

Více méně záleží jen na podnikatelském subjektu, jakou formu archivace a organizace účetních dokumentů si zvolí. Vždy je ale nutné zachovávat takovou podobu, v jaké budou všechny dokumenty a doklady pro fyzickou osobu čitelné. V případě, že jsou doklady z nějakého důvodu nečitelné, musí podnikatelský subjekt zajistit takovou techniku, která jejich čitelnost zajistí.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář

Doba archivace dokumentů

Každý podnikatelský subjekt je nucen v souvislosti s právními normami České republiky archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty po zákonem stanovenou dobu.

Ve chvíli, kdy jsou doklady a dokumenty zahrnuty v účetnictví a jsou zpracovány daňově, více méně jsou naprosto nadbytečné. I tak je ale jejich archivace po nějakou dobu nutná, respektive po několik let je zákonem vyžadována.

Tyto zákonem stanovené doby musí respektovat každý podnikatelský subjekt, přičemž se může rozhodnout, zda bude dokumenty archivovat přímo v sídle společnosti, nebo je svěří do rukou archivačním společnostem, jež se za poplatek zabývají právě archivací firemních účetních dokladů a dokumentů. Jaké jsou tedy ony zákonné lhůty pro archivaci a jak s dokumenty a doklady nakládat po uplynutí stanovené doby? V jaké podobě je navíc nutné dokumenty archivovat?

Pokud jde o podobu archivace, možné jsou hned dva způsoby. Buď je to papírová podoba, nebo archivace dokumentů na CD. Obě dvě varianty pochopitelně mají svá pro a proti, papírová podoba je pochopitelně prostorově náročnější, protože přehledně seřazené šanony a stohy papírů není mnohdy snadné uskladnit. CD je co do skladnosti jednodušší, je zde ale možné, že moderní technologie při špatném uskladnění v nevyhovujících podmínkách zkrátka a dobře zklame. Po uplynutí zákonem stanovené doby je možné některé dokumenty a doklady skartovat, vždy je ale nutné v tomto případě požádat o povolení patřičný úřad. A jaké že jsou ony zákonné lhůty v rámci archivace firemních účetních dokladů a dokumentů?

  • výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let 
  • po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 
  • po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví 
  • po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním 
  • na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin 
  • po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů
Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Skartace dokumentů

Skartace účetních dokumentů je možná jen v případě, že již uplynula zákonná lhůta, která stanovuje, jak dlouho je nutné skladové veškeré účetní doklady, účetní uzávěrky nebo výroční zprávy společnosti.

Často v souvislosti se skartací firemních dokumentů vyvstává i otázka, zda je možné provádět skartaci dokumentů svépomocí nebo je nutné celou věc předat specializované firmě, která se přímo zabývá likvidací účetních záznamů a firemních dokumentů. Pravdou je, že možnosti jsou obě dvě.

 

Pokud předáte celou věc některé společnosti, ušetříte si tím hlavně řadu práce, protože skartace několik let starých dokumentů, kterých většinou není právě nejméně, trvá poměrně dlouhou dobu. Učiníte-li tak zcela sami, ušetříte si tak peníze, které investujete do likvidačních firem, ale musí požádat o povolení státní archiv, který svolí, že je možné následně firemní dokumenty skartovat.

Délky skartačních lhůt v rámci zákonu o účetnictví:

  • 10 let – výroční zprávy a účetní uzávěrky 
  • 5 let – účetní záznamy, které jsou dokladem pro vedení účetnictví 
  • 5 let – účetní doklady, účtové rozvrhy, inventurní soupisy, knihy a odpisové plány

Délky skartačních lhůt v rámci organizace o sociálním zabezpečení:

  • 3 roky – stejnopisy a evidenční listy důchodového pojištění
  • 30 let – účetní záznamy o údajích pro účely důchodového pojištění a mzdové listy 

Délky skartačních lhůt v rámci zákona o DPH: 

  • 10 let – plátci DPH musí uchovávat po tuto dobu daňové doklady pro stanovení daně 

Po zákonem stanoveném období není skartace na místě vždy. Podnikatelský subjekt, který je zapsán řádně v obchodním rejstříku, se musí řídit zákonem, který stanovuje, že v případě rozhodnutí skartovat doklady, je třeba se řídit zákonem o spisové službě a archivnictví.

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Digitalizace papírových dokumentů

Digitalizace papírových dokumentů není jen skenování jednotlivých papírových dokladů do počítače. Proces je to náročnější, zato daleko efektivnější a přináší celou řadu výhod a možností, díky kterým je možné bezpečně skladovat a archivovat účetní doklady a uzávěrky. Jedná se o technologicko-logistický proces, který se skládá z několika kroků, jež jsou založeny nejen na skenování, ale i následné úpravě dokumentu ve vhodném programu.

Pokud potřebujete převést papírové dokumenty do digitální podoby, v první řadě je nutné vybrat vhodný program, který bude schopen vám co možná nejvíce pomoci v rámci následné úpravy dokumentu.

Bez kvalitního programu se rozhodně neobejdete, přičemž každý vhodný software pro digitalizaci dokumentů musí disponovat optickým rozpoznáváním obrázků a textů. A nejen to. Vhodný softwarový program musí umět převádět dokumenty do digitální podoby jako celek. Program při kompletaci a převádění zachovává styly písem i číslování nebo jiných grafických prvků, zachová skenovaný dokument a automaticky zjistí jazyk, ve kterém je naskenovaný dokument vytvořen. Programy pro digitalizaci jsou tak ideálním řešením pro každého podnikatele, firmu nebo živnostníka, který dává přednost dokumentům uloženým v počítačové podobě, nikoli v té papírové.

Digitalizační software vám tedy může nabídnout následující služby: 

  • automatické získávání indexů a informací psaných v dokumentu 
  • vytěžování ručně i strojově psaných informací v jakémkoli jazyce 
  • optické rozpoznávání textů a obrázků 
  • rozpoznání kvality i typu skenovaného dokumentu 
  • rozpoznání dokumentu foceného mobilním telefon nebo fotoaparátem 
  • rozlišení a zachování stylu písma, číslování i jiných prvků v grafické podobě 

 

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace účetních dokladů

Vedení účetnictví je věc jedna, která navíc nepatří mezi právě nejoblíbenější činnosti v rámci všech podniků a živnostníků. Na druhé straně je zde ale i ona archivace, která rovněž plyne ze zákona a tak se jí musí řídit každý podnik nebo živnostník.

Pro mnohé jde o poměrně nepříjemnou věc, zvlášť v rámci těch společností, které mají denně několik desítek položek, jež na konci každého roku musí pečlivě uskladnit a zachovat jejich podobu po několik let. Jak dlouho je tedy nutné archivovat účetní doklady?

Archivační lhůty jsou stanoveny pro účetní záznamy na následující dobu: 

  • 5 let – archivují se nejen účetní doklady, ale i odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní knihy nebo přehledy 
  • 10 let – archivuje se výroční zpráva a účetní uzávěrka 

Něco jiného je to ale u archivace účetních dokladů a dokumentů u osob nebo firem, které jsou plátci DPH. V tomto případě je totiž nutné v rámci archivace postupovat podle zákona – zákon o dani z přidané hodnoty, který stanovuje, že některé doklady je nutné uchovávat po dobu 10 let, přičemž se tato povinnost netýká jen výroční zprávy nebo účetní uzávěrky. Archivaci účetních dokladů ale není nutné zajistit pouze v sídle společnosti nebo dokonce u živnostníka doma, což je v mnoha případech problém. Účetnictví je více méně možné skladovat na libovolném místě, které je dostatečně chráněno. V současné době je možné se spolehnout na některé archivační společnosti, které v souvislosti a souladu se zákonem o archivaci účetních dokumentů, skladují účetní záznamy.

Služba je pochopitelně zpoplatněna, zato ale účetní jednotka nemusí vlastnit prostory, které jsou vhodné pro archivaci účetních dokladů. Ty, ať už jsou v jakékoli podobě, by měly být skladovány v určitých podmínkách, aby nedošlo k jejich zničení.

 

Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software Pohoda

Účetní program Pohoda se řadí mezi jeden v současné době nejvyužívanější účetní software nejen v České republice, ale i na Slovensku.

Účetní software Pohoda je určen jak malým firmám a živnostníkům, tak i velkým společnostem s obrovským množstvím účetních dokladů, případně jej mohou využívat i neziskové organizace.

Zkrátka a dobře se hodí pro každého, bez ohledu na to, zda jen vystavuje faktury, vede daňovou evidenci nebo zajišťuje kompletní zpracování účetních dokladů.

Na své si v tomto případě přijde každý podnikatel nebo živnostník, který chce osobní a účetní doklady společnosti svěřit do rukou naprosto spolehlivého účetního programu, se kterým lze navíc snadno pracovat, protože si jej každý jednotlivec nebo firma může vybrat přímo na míru svým potřebám.

Součástí účetního software Pohoda jsou následující funkce, které zajisté využijete nejen z hlediska zpracování a vedení účetnictví: 

  • propojení s vaším internetovým obchodem 
  • v rámci internetového obchodu je možné software napojit na skladovou evidenci a prodávat tak jen zboží, které je aktuálně skladem 
  • pobočkové zpracování dat 
  • zpracování mezd v rámci všech zaměstnanců společnosti 
  • vedení podvojného účetnictví 
  • vedení daňové evidence 
  • pokladna a homebanking 
  • správa majetku a skladů včetně skladových zásob 
  • zpracovávání faktur 

Program Pohoda má k dispozici několik variant, přičemž si zájemci mohou vybírat, jaká varianta vedení účetnictví bude ta nejvhodnější. Pochopitelně čím více nabízí program funkcí a možností, tím se zvyšuje jeho cena. Více méně se ale lze vejít do 10 000,- Kč a to i v případě, že budete volit jednu z nejlepších variant účetního software Pohoda.

Vložil Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software zdarma

V současné době existuje celá řada velmi šikovných programů a pomocníků v rámci vedení účetnictví. Více méně lze říct, že si stačí jen vybrat. Jaký program ale pro vás bude ten nejvhodnější?

Ideální jsou takové účetní programy, které vám pomohou s kompletní správou firemních finančních prostředků a nákladů a ohlídá případné chyby v účetnictví nebo účetních dokladech, navíc vám bude spravovat faktury a v programu je navíc bude možné i vystavovat. Výběr správného účetního programu totiž může značně ušetřit starosti s případnými kontrolami z finančních úřadů a navíc vám ušetří řadu času v rámci kompletování účetnictví a jednotlivých dokladů.

Výběr toho správného bychom proto neměli podceňovat a obecně platí, že je lepší si připlatit za kvalitní program, než se spoléhat na ty, které jsou sice zadarmo, ale ani zdaleka vám neudělají takovou službu, jak právě programy placené. Výsledné rozhodnutí ale pochopitelně záleží jen a jen na vás.

Vedení účetnictví je zákonem stanovená povinnost a to pro každého podnikatele nebo firmu a pro živnostníky. Pro některé může vedení účetnictví znamenat poměrně velký problém a komplikovanou záležitost, která nespadá mezi nejpříjemnější činnosti. Snadno dostupné účetní softwary jsou naštěstí velkou pomůckou pro každého, kdo chce zvládnout vedení účetnictví a veškeré agendy doslova na jedničku. Každý účetní software – ať už je zdarma nebo za poplatek, který není právě nízký, přitom nabízí trošku něco jiného a to jak z hlediska funkcí, tak i v rámci jednoduchosti ovládání.

Nelze ale zapomínat na jednu z nevýhod, které se vztahují hlavně k účetním programům, jež jsou k dispozici zcela zdarma. Jde o časté zobrazování reklam přímo v programu, které budete muset vytrpět. Reklamami navíc disponuje většina účetních softwarů zdarma.

Vložil Programy pro účetnictví, Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Fakturační software

Nejčastěji vystavovaným účetním dokladem je bezpochyby faktura, kterou vystavuje každý živnostník nebo podnikatel při prodeji zboží nebo výkonu dané služby či práce.

Vystavit fakturu je podle zákona povinností – vystavování faktur ukládá zákon o živnostenském podnikání a zákon o účetnictví.

Faktura jednoduše řečeno splňuje funkci účetního dokladu a aby ji bylo možné považovat za platnou, musí být vytvořena v souladu se všemi stanovenými zákony a normami.

Je přitom jedno, zda si fakturu vystavíte v obyčejné tabulce, nebo pro její tvorbu použijete některý z účetních softwarů, se kterými je podstatně jednodušší a hlavně rychlejší práce. Tak jako tak musí faktura splňovat určité podmínky.

Fakturační softwary jsou běžně k dispozici na internetu. V tomto případě ale rozhodně není nic zadarmo a tak jsou i fakturační softwary zpoplatněny. Faktury je mimo jiné možné vystavovat v účetním softwaru, jehož součástí je kompletní vedení účetnictví, což je značnou výhodou pro následné zpracování. Náležitosti a povaha faktur je možné rozdělit do dvou základních kategorií – zda se jedná o plátce DPH nebo neplátce DPH.

Fakturu je možné vystavit na základě okamžité splatnosti nebo odložené splatnosti. Obvykle se jedná o splatnost v nejbližší době zhruba 14 dní, kdy je odběratel povinen fakturu uhradit. Více méně záleží ale jen na vystavovateli fakturu, jak dlouhou dobu splatnosti si nastaví. Pokud je doba splatnosti faktury dlouhá – v řádech měsíců, většinou se jedná o velmi zavedené firmy a navíc s dobrou platební morálkou. Každá faktura musí obsahovat následující, aby mohla být považována za oficiální účetní doklad:

  • označení, že se jedná o fakturu 
  • adresa a jméno dodavatele – ten, kdo fakturu vydává + IČ
  • adresa a jméno odběratele – ten, kdo fakturu přijímá + IČ
  • evidenční číslo dokladu a zmínku o tom, že je společnost zapsána v obchodním rejstříku 
  • datum splatnosti a datum vydání 
  • jednotlivé položky faktury 
  • fakturovaná peněžní částka a výši DPH 

 

 

Vložil Programy pro účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Zpracování účetnictví

Účetnictví je naprosto nezbytnou součástí každého podnikání nebo provozování živnosti. Vedení účetnictví navíc není v žádném ohledu jednoduché a výrazně se nedoporučuje, aby si podnikatel nebo živnostník vedl účetnictví sám, bez dohledu odborného účetního. V současné době navíc není nutností, aby byl účetní zaměstnán přímo ve firmě a byl tak veden jako oficiální zaměstnanec společnosti. Je možné obrátit se na služby externích účetních, jejichž služby jsou mnohdy pro některé podnikatele daleko levnější, zato je třeba si uvědomit, že účetní v tomto případě pracují pro více firem.

Často je tak velkým problémem, že účetní nestíhá a některé účetní období se tak uzavírá později, než by mělo.

Externí účetní firmy 

Cenu externího účetního není jednoduché jen tak vyčíslit. Cena za vedení účetnictví je poměrně složitý proces, přičemž cenu neovlivňuje jen vedení účetnictví jako takové, ale i navazující služby, například zastupování na úřadech na základě ověřené plné moci. Naprosto zanedbatelnou položkou je pak archivace a skartace dokumentů po zákonem stanovené době. Obvyklá cena zpracování účetnictví se pohybuje zhruba od 15,- Kč do 20,- Kč za jednu účetní položku. Některé externí účetní firmy ale pracují i v rámci hodinových sazeb, přičemž hodinový sazebník se vyplatí hlavně tehdy, je-li dokumentů pro řešení účetnictví víc. Součástí ceny, kterou klienti platí za vedení a zpracování účetnictví, by mělo být i pojištění vzniklé škody, která byla klientovi způsobena.

Cena za zpracování externího účetnictví se zdá být možná na první pohled vysoká, je ale třeba si uvědomit, že účetního v tomto případě nezaměstnáváte vy, ale účetní společnost.

Vyhnete se tak vysokým poplatkům v rámci zákonných pojištění a dalších výloh, které jsou se zaměstnanci spojeny.

Vložil Vedení účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář