Vedení a zpracování účetnictví

Měsíční archív: Srpen 2014

Archivace dokumentů dle zákona

Zákon ukládá, že dokumenty je nutné skladovat tak dlouhou dobu, po kterou podnikatelskému subjektu může být vyměřena konkrétní daň. Příkladem je vyměření daně z příjmů, kdy je možné daň zpětně doměřit po dobu tří let od konce daného zdaňovacího období, ve kterém daňová povinnost vznikla.

V případě plátců DPH ale není lhůta stanovena na tři roky, ale na deset let od konce roku, kdy účetní doklady měly zdanitelné plnění. Archivace účetních dokladů a dokumentů se řídí zákonem o účetnictví, ve kterém jsou stanoveny nejen jednotlivé lhůty v rámci archivace, ale i lhůty v rámci skartace účetních dokladů.

V rámci archivací účetních dokladů ale není třeba věnovat pozornost jen zákonu o účetnictví, ale i zákonu o archivnictví a spisové službě nebo dani z přidané hodnoty. Pozornost je navíc třeba věnovat i způsobu uchovávání účetních dokladů a dokumentů, kdy si podnikatelský subjekt může sám vybrat, jakou formu skladování bude v rámci vedení účetnictví volit. V zásadě je možné účetnictví archivovat buď v papírové podobě, nebo formou CD. Obě dvě formy mají něco do sebe, vždy je ale nutné, aby byly dokumenty a doklady po celou dobu archivace čitelné. Pokud nejsou, což může být vlivem například špatného skladování, musí subjekt zajistit patřičné technologie pro jejich čitelnost.

Účelem uchovávání účetních dokladů jsou převážně daňové účely, jedním z dalších možných účelů lze zmínit i důchodové pojištění a pojistného nebo výpočet mezd. V neposlední řadě jsou účetní doklady a dokumenty kontrolovány finančními úřady, které k nim musí mít přístup v případě vykonávání kontrol.

O stanovených lhůtách v rámci archivace dokumentů a případných podmínek pro jejich uchovávání je možné se dočíst v některém z předchozích článků, které se touto problematikou velmi podrobně zabývají.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace a organizace dokumentů

Skladovat veškerou účetní agendu je v mnoha ohledech náročné. A to nejen z hlediska prostoru, ale i orientace v zákonech stanovených lhůtách, které udávají, po jak dlouhé době může u jednotlivých dokladů a dokumentů dojít ke skartaci. V minulých letech byla archivace zajištěna formou papírových záznamů a dokumentů, což je forma prostorově poměrně náročná.

Subjekt tak musí mít k dispozici vymezený prostor, ve kterém se budou nacházet veškeré účetní doklady a dokumenty založené nejčastěji v šanonech a seřazeny tak, aby bylo možné jednotlivé listiny dohledat v případě finanční kontroly ze strany některého z úřadů.

Nejnižší časová lhůta pro některé doklady je stanovena na 5 let, některé dokumenty je navíc nutné archivovat až 30 let. Je tedy třeba počítat s tím, že archivaci a organizaci účetních dokumentů je nutné věnovat nejen prostor, ale i určitý čas a plánování. Každý podnikatelský subjekt je přitom povinen archivovat dokumenty tak, aby byly po celou dobu čitelné.

Zákon o účetnictví ukládá následující tři formy dokladů v souvislosti s archivací: 

  • smíšená podoba – účetní záznamy jsou v papírové podobě, ale obsahují také informace v podobě technické, které jsou nečitelné a je nutné je převést do podoby, aby byly informace z dokladů plně čitelné 
  • listinná podoba – účetní záznamy jsou v listinné podobě psané na psacím stroji, tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky nebo jinými tiskařskými technikami 
  • technická podoba – účetní záznamy jsou archivovány optickým nebo elektronickým způsobem, který ale umožňuje, aby mohly být informace převedeny do formy, které jsou čitelné

Více méně záleží jen na podnikatelském subjektu, jakou formu archivace a organizace účetních dokumentů si zvolí. Vždy je ale nutné zachovávat takovou podobu, v jaké budou všechny dokumenty a doklady pro fyzickou osobu čitelné. V případě, že jsou doklady z nějakého důvodu nečitelné, musí podnikatelský subjekt zajistit takovou techniku, která jejich čitelnost zajistí.

Vložil Zákon o účetnictví a archivaci | Štítek , , , | Zanechat komentář

Doba archivace dokumentů

Každý podnikatelský subjekt je nucen v souvislosti s právními normami České republiky archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty po zákonem stanovenou dobu.

Ve chvíli, kdy jsou doklady a dokumenty zahrnuty v účetnictví a jsou zpracovány daňově, více méně jsou naprosto nadbytečné. I tak je ale jejich archivace po nějakou dobu nutná, respektive po několik let je zákonem vyžadována.

Tyto zákonem stanovené doby musí respektovat každý podnikatelský subjekt, přičemž se může rozhodnout, zda bude dokumenty archivovat přímo v sídle společnosti, nebo je svěří do rukou archivačním společnostem, jež se za poplatek zabývají právě archivací firemních účetních dokladů a dokumentů. Jaké jsou tedy ony zákonné lhůty pro archivaci a jak s dokumenty a doklady nakládat po uplynutí stanovené doby? V jaké podobě je navíc nutné dokumenty archivovat?

Pokud jde o podobu archivace, možné jsou hned dva způsoby. Buď je to papírová podoba, nebo archivace dokumentů na CD. Obě dvě varianty pochopitelně mají svá pro a proti, papírová podoba je pochopitelně prostorově náročnější, protože přehledně seřazené šanony a stohy papírů není mnohdy snadné uskladnit. CD je co do skladnosti jednodušší, je zde ale možné, že moderní technologie při špatném uskladnění v nevyhovujících podmínkách zkrátka a dobře zklame. Po uplynutí zákonem stanovené doby je možné některé dokumenty a doklady skartovat, vždy je ale nutné v tomto případě požádat o povolení patřičný úřad. A jaké že jsou ony zákonné lhůty v rámci archivace firemních účetních dokladů a dokumentů?

  • výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat po dobu 10 let 
  • po dobu 5 let je nutné archivovat účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 
  • po dobu 5 let je třeba archivovat účetní záznamy, které jsou dokladem pro formu vedení účetnictví 
  • po dobu 30 let je povinnost archivovat mzdové listy a účetní záznamy související s důchodovým pojištěním 
  • na 3 roky je stanovena lhůta pro archivaci stejnopisů evidenčních listin 
  • po dobu 6 let musí obchodní společnosti archivovat seznamy společníků, členů dozorčích rad a statutárních orgánů
Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Skartace dokumentů

Skartace účetních dokumentů je možná jen v případě, že již uplynula zákonná lhůta, která stanovuje, jak dlouho je nutné skladové veškeré účetní doklady, účetní uzávěrky nebo výroční zprávy společnosti.

Často v souvislosti se skartací firemních dokumentů vyvstává i otázka, zda je možné provádět skartaci dokumentů svépomocí nebo je nutné celou věc předat specializované firmě, která se přímo zabývá likvidací účetních záznamů a firemních dokumentů. Pravdou je, že možnosti jsou obě dvě.

 

Pokud předáte celou věc některé společnosti, ušetříte si tím hlavně řadu práce, protože skartace několik let starých dokumentů, kterých většinou není právě nejméně, trvá poměrně dlouhou dobu. Učiníte-li tak zcela sami, ušetříte si tak peníze, které investujete do likvidačních firem, ale musí požádat o povolení státní archiv, který svolí, že je možné následně firemní dokumenty skartovat.

Délky skartačních lhůt v rámci zákonu o účetnictví:

  • 10 let – výroční zprávy a účetní uzávěrky 
  • 5 let – účetní záznamy, které jsou dokladem pro vedení účetnictví 
  • 5 let – účetní doklady, účtové rozvrhy, inventurní soupisy, knihy a odpisové plány

Délky skartačních lhůt v rámci organizace o sociálním zabezpečení:

  • 3 roky – stejnopisy a evidenční listy důchodového pojištění
  • 30 let – účetní záznamy o údajích pro účely důchodového pojištění a mzdové listy 

Délky skartačních lhůt v rámci zákona o DPH: 

  • 10 let – plátci DPH musí uchovávat po tuto dobu daňové doklady pro stanovení daně 

Po zákonem stanoveném období není skartace na místě vždy. Podnikatelský subjekt, který je zapsán řádně v obchodním rejstříku, se musí řídit zákonem, který stanovuje, že v případě rozhodnutí skartovat doklady, je třeba se řídit zákonem o spisové službě a archivnictví.

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář