Vedení a zpracování účetnictví

Měsíční archív: Červenec 2014

Digitalizace papírových dokumentů

Digitalizace papírových dokumentů není jen skenování jednotlivých papírových dokladů do počítače. Proces je to náročnější, zato daleko efektivnější a přináší celou řadu výhod a možností, díky kterým je možné bezpečně skladovat a archivovat účetní doklady a uzávěrky. Jedná se o technologicko-logistický proces, který se skládá z několika kroků, jež jsou založeny nejen na skenování, ale i následné úpravě dokumentu ve vhodném programu.

Pokud potřebujete převést papírové dokumenty do digitální podoby, v první řadě je nutné vybrat vhodný program, který bude schopen vám co možná nejvíce pomoci v rámci následné úpravy dokumentu.

Bez kvalitního programu se rozhodně neobejdete, přičemž každý vhodný software pro digitalizaci dokumentů musí disponovat optickým rozpoznáváním obrázků a textů. A nejen to. Vhodný softwarový program musí umět převádět dokumenty do digitální podoby jako celek. Program při kompletaci a převádění zachovává styly písem i číslování nebo jiných grafických prvků, zachová skenovaný dokument a automaticky zjistí jazyk, ve kterém je naskenovaný dokument vytvořen. Programy pro digitalizaci jsou tak ideálním řešením pro každého podnikatele, firmu nebo živnostníka, který dává přednost dokumentům uloženým v počítačové podobě, nikoli v té papírové.

Digitalizační software vám tedy může nabídnout následující služby: 

  • automatické získávání indexů a informací psaných v dokumentu 
  • vytěžování ručně i strojově psaných informací v jakémkoli jazyce 
  • optické rozpoznávání textů a obrázků 
  • rozpoznání kvality i typu skenovaného dokumentu 
  • rozpoznání dokumentu foceného mobilním telefon nebo fotoaparátem 
  • rozlišení a zachování stylu písma, číslování i jiných prvků v grafické podobě 

 

Vložil Archivace účetních dokladů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Archivace účetních dokladů

Vedení účetnictví je věc jedna, která navíc nepatří mezi právě nejoblíbenější činnosti v rámci všech podniků a živnostníků. Na druhé straně je zde ale i ona archivace, která rovněž plyne ze zákona a tak se jí musí řídit každý podnik nebo živnostník.

Pro mnohé jde o poměrně nepříjemnou věc, zvlášť v rámci těch společností, které mají denně několik desítek položek, jež na konci každého roku musí pečlivě uskladnit a zachovat jejich podobu po několik let. Jak dlouho je tedy nutné archivovat účetní doklady?

Archivační lhůty jsou stanoveny pro účetní záznamy na následující dobu: 

  • 5 let – archivují se nejen účetní doklady, ale i odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní knihy nebo přehledy 
  • 10 let – archivuje se výroční zpráva a účetní uzávěrka 

Něco jiného je to ale u archivace účetních dokladů a dokumentů u osob nebo firem, které jsou plátci DPH. V tomto případě je totiž nutné v rámci archivace postupovat podle zákona – zákon o dani z přidané hodnoty, který stanovuje, že některé doklady je nutné uchovávat po dobu 10 let, přičemž se tato povinnost netýká jen výroční zprávy nebo účetní uzávěrky. Archivaci účetních dokladů ale není nutné zajistit pouze v sídle společnosti nebo dokonce u živnostníka doma, což je v mnoha případech problém. Účetnictví je více méně možné skladovat na libovolném místě, které je dostatečně chráněno. V současné době je možné se spolehnout na některé archivační společnosti, které v souvislosti a souladu se zákonem o archivaci účetních dokumentů, skladují účetní záznamy.

Služba je pochopitelně zpoplatněna, zato ale účetní jednotka nemusí vlastnit prostory, které jsou vhodné pro archivaci účetních dokladů. Ty, ať už jsou v jakékoli podobě, by měly být skladovány v určitých podmínkách, aby nedošlo k jejich zničení.

 

Vložil Skladování firemních dokumentů | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software Pohoda

Účetní program Pohoda se řadí mezi jeden v současné době nejvyužívanější účetní software nejen v České republice, ale i na Slovensku.

Účetní software Pohoda je určen jak malým firmám a živnostníkům, tak i velkým společnostem s obrovským množstvím účetních dokladů, případně jej mohou využívat i neziskové organizace.

Zkrátka a dobře se hodí pro každého, bez ohledu na to, zda jen vystavuje faktury, vede daňovou evidenci nebo zajišťuje kompletní zpracování účetních dokladů.

Na své si v tomto případě přijde každý podnikatel nebo živnostník, který chce osobní a účetní doklady společnosti svěřit do rukou naprosto spolehlivého účetního programu, se kterým lze navíc snadno pracovat, protože si jej každý jednotlivec nebo firma může vybrat přímo na míru svým potřebám.

Součástí účetního software Pohoda jsou následující funkce, které zajisté využijete nejen z hlediska zpracování a vedení účetnictví: 

  • propojení s vaším internetovým obchodem 
  • v rámci internetového obchodu je možné software napojit na skladovou evidenci a prodávat tak jen zboží, které je aktuálně skladem 
  • pobočkové zpracování dat 
  • zpracování mezd v rámci všech zaměstnanců společnosti 
  • vedení podvojného účetnictví 
  • vedení daňové evidence 
  • pokladna a homebanking 
  • správa majetku a skladů včetně skladových zásob 
  • zpracovávání faktur 

Program Pohoda má k dispozici několik variant, přičemž si zájemci mohou vybírat, jaká varianta vedení účetnictví bude ta nejvhodnější. Pochopitelně čím více nabízí program funkcí a možností, tím se zvyšuje jeho cena. Více méně se ale lze vejít do 10 000,- Kč a to i v případě, že budete volit jednu z nejlepších variant účetního software Pohoda.

Vložil Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Účetní software zdarma

V současné době existuje celá řada velmi šikovných programů a pomocníků v rámci vedení účetnictví. Více méně lze říct, že si stačí jen vybrat. Jaký program ale pro vás bude ten nejvhodnější?

Ideální jsou takové účetní programy, které vám pomohou s kompletní správou firemních finančních prostředků a nákladů a ohlídá případné chyby v účetnictví nebo účetních dokladech, navíc vám bude spravovat faktury a v programu je navíc bude možné i vystavovat. Výběr správného účetního programu totiž může značně ušetřit starosti s případnými kontrolami z finančních úřadů a navíc vám ušetří řadu času v rámci kompletování účetnictví a jednotlivých dokladů.

Výběr toho správného bychom proto neměli podceňovat a obecně platí, že je lepší si připlatit za kvalitní program, než se spoléhat na ty, které jsou sice zadarmo, ale ani zdaleka vám neudělají takovou službu, jak právě programy placené. Výsledné rozhodnutí ale pochopitelně záleží jen a jen na vás.

Vedení účetnictví je zákonem stanovená povinnost a to pro každého podnikatele nebo firmu a pro živnostníky. Pro některé může vedení účetnictví znamenat poměrně velký problém a komplikovanou záležitost, která nespadá mezi nejpříjemnější činnosti. Snadno dostupné účetní softwary jsou naštěstí velkou pomůckou pro každého, kdo chce zvládnout vedení účetnictví a veškeré agendy doslova na jedničku. Každý účetní software – ať už je zdarma nebo za poplatek, který není právě nízký, přitom nabízí trošku něco jiného a to jak z hlediska funkcí, tak i v rámci jednoduchosti ovládání.

Nelze ale zapomínat na jednu z nevýhod, které se vztahují hlavně k účetním programům, jež jsou k dispozici zcela zdarma. Jde o časté zobrazování reklam přímo v programu, které budete muset vytrpět. Reklamami navíc disponuje většina účetních softwarů zdarma.

Vložil Programy pro účetnictví, Software pro fakturace a účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Fakturační software

Nejčastěji vystavovaným účetním dokladem je bezpochyby faktura, kterou vystavuje každý živnostník nebo podnikatel při prodeji zboží nebo výkonu dané služby či práce.

Vystavit fakturu je podle zákona povinností – vystavování faktur ukládá zákon o živnostenském podnikání a zákon o účetnictví.

Faktura jednoduše řečeno splňuje funkci účetního dokladu a aby ji bylo možné považovat za platnou, musí být vytvořena v souladu se všemi stanovenými zákony a normami.

Je přitom jedno, zda si fakturu vystavíte v obyčejné tabulce, nebo pro její tvorbu použijete některý z účetních softwarů, se kterými je podstatně jednodušší a hlavně rychlejší práce. Tak jako tak musí faktura splňovat určité podmínky.

Fakturační softwary jsou běžně k dispozici na internetu. V tomto případě ale rozhodně není nic zadarmo a tak jsou i fakturační softwary zpoplatněny. Faktury je mimo jiné možné vystavovat v účetním softwaru, jehož součástí je kompletní vedení účetnictví, což je značnou výhodou pro následné zpracování. Náležitosti a povaha faktur je možné rozdělit do dvou základních kategorií – zda se jedná o plátce DPH nebo neplátce DPH.

Fakturu je možné vystavit na základě okamžité splatnosti nebo odložené splatnosti. Obvykle se jedná o splatnost v nejbližší době zhruba 14 dní, kdy je odběratel povinen fakturu uhradit. Více méně záleží ale jen na vystavovateli fakturu, jak dlouhou dobu splatnosti si nastaví. Pokud je doba splatnosti faktury dlouhá – v řádech měsíců, většinou se jedná o velmi zavedené firmy a navíc s dobrou platební morálkou. Každá faktura musí obsahovat následující, aby mohla být považována za oficiální účetní doklad:

  • označení, že se jedná o fakturu 
  • adresa a jméno dodavatele – ten, kdo fakturu vydává + IČ
  • adresa a jméno odběratele – ten, kdo fakturu přijímá + IČ
  • evidenční číslo dokladu a zmínku o tom, že je společnost zapsána v obchodním rejstříku 
  • datum splatnosti a datum vydání 
  • jednotlivé položky faktury 
  • fakturovaná peněžní částka a výši DPH 

 

 

Vložil Programy pro účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Zpracování účetnictví

Účetnictví je naprosto nezbytnou součástí každého podnikání nebo provozování živnosti. Vedení účetnictví navíc není v žádném ohledu jednoduché a výrazně se nedoporučuje, aby si podnikatel nebo živnostník vedl účetnictví sám, bez dohledu odborného účetního. V současné době navíc není nutností, aby byl účetní zaměstnán přímo ve firmě a byl tak veden jako oficiální zaměstnanec společnosti. Je možné obrátit se na služby externích účetních, jejichž služby jsou mnohdy pro některé podnikatele daleko levnější, zato je třeba si uvědomit, že účetní v tomto případě pracují pro více firem.

Často je tak velkým problémem, že účetní nestíhá a některé účetní období se tak uzavírá později, než by mělo.

Externí účetní firmy 

Cenu externího účetního není jednoduché jen tak vyčíslit. Cena za vedení účetnictví je poměrně složitý proces, přičemž cenu neovlivňuje jen vedení účetnictví jako takové, ale i navazující služby, například zastupování na úřadech na základě ověřené plné moci. Naprosto zanedbatelnou položkou je pak archivace a skartace dokumentů po zákonem stanovené době. Obvyklá cena zpracování účetnictví se pohybuje zhruba od 15,- Kč do 20,- Kč za jednu účetní položku. Některé externí účetní firmy ale pracují i v rámci hodinových sazeb, přičemž hodinový sazebník se vyplatí hlavně tehdy, je-li dokumentů pro řešení účetnictví víc. Součástí ceny, kterou klienti platí za vedení a zpracování účetnictví, by mělo být i pojištění vzniklé škody, která byla klientovi způsobena.

Cena za zpracování externího účetnictví se zdá být možná na první pohled vysoká, je ale třeba si uvědomit, že účetního v tomto případě nezaměstnáváte vy, ale účetní společnost.

Vyhnete se tak vysokým poplatkům v rámci zákonných pojištění a dalších výloh, které jsou se zaměstnanci spojeny.

Vložil Vedení účetnictví | Štítek , , , | Zanechat komentář

Mzdové účetnictví

Jak již ostatně plyne ze samotného názvu, mzdové účetnictví souvisí hlavně s výpočty mezd a jejich vyplácením.

Mzdové účetnictví vyžaduje nejen vzdělání, ale hlavně zkušenosti, které jsou na místě v rámci každého oboru. Mzdové účetnictví totiž nezahrnuje jen výpočet mezd, výpočet daní nebo jiných odvodů do státní kasy, ale i například personální či mzdovou evidenci, která je vyžadována u každého zaměstnavatele.

Mimo jiné spadá do náplně práce mzdového účetního i zpracování veškerých dokladů pro vyplácení mzdy pro zaměstnance – ať už jde o výplatní pásky nebo příkazy k úhradě, připravuje přehledy pro pojišťovny – pro zdravotní pojišťovnu i instituci sociálního pojištění, zajišťuje veškeré podklady pro finanční úřady nebo úřady práce. A jak se stručně řečeno postupuje při vypočítávání mezd v rámci každé společnosti?

Základem výpočtu je vždy hrubá mzda, která obsahuje následující:

  • základní mzdu 
  • příplatky za práce přesčas, v noci, apod. 
  • osobní ohodnocení od zaměstnavatele 
  • odměny 
  • náhradu mzdy 
  • naturální mzda, je-li tak předem stanoveno 
  • zdravotní a sociální pojištění 
  • daň po slevách a ostatní závazky

Z hrubé mzdy je následně vypočítávána mzda čistá, která je výslednou položkou a platem zaměstnance. Čistá mzda je již zbavena veškeré zákonem stanoveného pojištění, jde o mzdu po zdanění a je k ní možné přičíst i jisté daňové bonusy – například odpisy a daňové úlevy na děti nebo manželku. V případě nemoci zaměstnance, je prvních 21 dní nemoci hrazeno ze strany zaměstnavatele, až po stanovené a již zmíněné lhůtě platí nemocenskou stát.

Vložil Účetnictví a fakturace | Štítek , , , | Zanechat komentář

Zákon o účetnictví

Zákonem o účetnictví se musí řídit každý účetní, který chce svou práci vykonávat v souladu se zákonem a všemi zákonnými podmínkami, jež jsou platné v souvislosti s vedením účetnictví a nahlížením do soukromých dokumentů společností.

Zákon o účetnictví se skládá z několik částí, které jsou přehledně rozděleny na obecná ustanovení vztahující se k výkonu práce, rozsah vedení účetnictví včetně dokladů, zápisů nebo vedení účetní knihy, následuje účetní uzávěrkou anebo způsobu oceňování. Každý účetní se musí pevně držet účetních standardů, které jsou platné v souvislosti se zákony České republiky a splňují veškeré stanovené normy.

Výběr vhodného účetního není jednoduchý a protože jde o člověka, který má k dispozici veškeré údaje o společnosti a citlivé informace má přímo v ruce, je nutné vybírat s velkou obezřetností a pečlivostí.

Především je nutné si uvědomit, že ve snaze ušetřit není dobré dělat si účetnictví sám, ačkoli to znamená minimální výdaje, které se vztahují k další osobě. Jednak na zpracování účetnictví není tolik času, navíc je to práce náročná, která vyžaduje vzdělání a zkušenosti. Kvalitní účetní služby vám ušetří celou řadu času a ve finále i peníze. Špatně zpracované účetnictví totiž přináší řadu finančních komplikací a mnohdy i kontrol ze strany finančních úřadů, což všichni víme, že je skutečně velmi nepříjemné. Při výběru účetního není dobré hledět jen na cenu, která by nikdy neměla být rozhodujícím faktorem. Velkou roli hrají zejména zkušenosti, které si lze poměrně snadno ověřit v rámci referencí.

Zároveň je nutné zvážit, zda se spolehnete na služby externích účetních, kteří jsou zaměstnáni u velkých společností, jež se zpracováním účetnictví přímo zabývají nebo zda přijmete účetního v rámci hlavního pracovního poměru a bude tak pracovat jen a jen pro vás a to v dané pracovní době.

Vložil Účetnictví a fakturace | Štítek , , , | Zanechat komentář

Kurzy účetnictví

Účetnictví je naprosto nezbytnou součástí například hlediska podnikání. Ačkoli by se mohlo na první pohled zdát, že v běžném životě základy účetnictví nevyužijeme, opak je pravdou. Dobrý účetní se navíc hledá v dnešní době poměrně těžko, každý z nás by se měl vzdělávat, jak jen je to možné a aplikovat načerpané vědomosti v praxi.

Pokud jste na střední škole účetnictví nestudovali, není důvod zoufat, protože jsou veřejnosti k dispozici kurzy, které vám účetní vzdělání a vědomosti doplní během několika dní či týdnů.

O kurzech v rámci různých oborů je možné slýchat hlavně v souvislosti s úřady práce, které zajišťují v České republice evidenci nezaměstnaných a rekvalifikační kurzy poskytují buď zdarma, nebo za minimální poplatky, díky čemuž představují velmi výhodné doplnění vzdělání. Kurzy ale zajišťují i soukromé společnosti, které se mohou pochlubit velmi dobrou nabídkou. Vždy je nutné vybrat si správný kurz, abyste peníze neinvestovali naprosto zbytečně.

Vybírat je možné z kurzů s následujícím zaměřením v oblasti účetnictví: 

  • základy účetnictví 
  • účetnictví pro pokročilé 
  • kurzy v oblasti účetního programu v praxi 
  • kurz účetnictví a daně pro praxi 
  • daňová evidence (jednoduché účetnictví) 
  • účetnictví a daňová evidence 

Pokud v oblasti účetnictví nemáte žádné zkušenosti, rozhodně je vhodné začínat s kurzy pro začátečníky. Jen tak je totiž možné doplnit si vzdělání, které je nutné začít doplňovat od začátku. Termíny jednotlivých kurzů jsou ve většině případů pevně stanoveny a to zejména na několik dní po sobě jdoucích.

Lze se ale přihlásit dokonce i do víkendových kurzů nebo večerních kurzů, v každém případě se totiž počítá s tím, že přihlášený má buď stálé zaměstnání, nebo rodinu, se kterou musí trávit čas.

Vložil Vedení účetnictví | Štítek , , , , | Zanechat komentář

Česká daňová správa

Roku 2013 přišly výrazné změny v rámci České daňové správy, která prošla poměrně rozsáhlou reorganizací. Změna byla provedena hlavně ve struktuře daňové správy, která je tvořena několika finančními ředitelstvími, Generálním finančním úřadem a více jak stovkou finančních úřadu, mimo jiné i specializovaným finančním úřadem.

Tato změna se týká hlavně nahrazením, konkrétně se jedná o orgány Finanční správy a vznikla tak zcela nová soustava České daňové správy, která od roku 2013 převzala veškeré kompetence a úkoly výše zmíněných úřadů a pracovišť. Finanční správu tedy v současné době tvoří následující finanční orgány:

  • 14 finančních úřadů 
  • Specializovaný finanční úřad 
  • Generální finanční ředitelství 
  • Odvolací finanční ředitelství

Odvolací finanční ředitelství je zcela nový orgán, který až do současné doby v České republice neexistoval. Jeho sídlo je současně v Brně, ačkoli vykonává svou činnost po celé republice a funguje jako odvolací orgán státní správy. V rámci odvolacího řízení jde o velmi podstatný krok, díky kterému je možné sjednotit postupy řízení. Velmi podstatnou úlohu v rámci kontrol má Specializovaný finanční úřad, kterému pravomoce zůstávají a některé pochopitelně přibývají. Jde hlavně o činnosti v rámci kontroly hazardu, činnosti v oblasti kontroly druhého důchodového pilíře a zajišťuje i plnou komunikaci mezi penzijními společnostmi, jež v České republice působí v oblasti onoho druhého pilíře a penzijního připojištění.

Česká daňová správa zajišťuje elektronickou podporu a to na svých internetových stránkách, které jsou velmi přehledně sestaveny. Internetový portál České daňové správy má k dispozici online podporu, která je k dispozici každému, kdo potřebuje snadno a rychle vyřešit problémy a najít vhodné řešení ve stávající situaci, která může být i problematická.

Vložil Výpočet daní | Štítek , , , | Zanechat komentář